6.5.1.1 受控文件在发放时每页加盖红色“受控文件”印章和部门分发号，以标示文件为有效版本和分发的部门。

6.5.1.2 作废文件应马上销毁。作废文件需作为参考资料保存时，由原发放单位加盖蓝色“历史参考”印章标示后，建立专门档案保存，并定期清理销毁不再需要的历史参考文件。

6.5.1.3 受控表单原件格式保存于文控中心，由QA部保存备案。

6.5.2 文件发放登记                                                             

a.文件发放时,文控中心按《文件派发清单》中规定之派发部门和份数进行派发给各单位.

b. 文件发放时需登录《文件发放/回收登记表》，接收部门文件保管人签收。

6.5.3 文件接收归档

文件接收部门收到文件后，登录《文件归档记录表》，并按文件的不同类别进行编目、归档。

6.5.4 文件增、换、补发

    文件使用部门需增加文件份数，或原有文件损坏换发、或丢失补发时，需填写《文件补发申请表》，按如下权限审批后，由文件发放部门增、换、补发。

a. 公司级管理制度、质量手册、程序文件由管理者代表批准；

b. 其它文件由编制单位主管批准。

 6.6 文件更改控制

   6.6.1 在执行文件时，如发现文件在实际运作过程中存在问题，且必须修改时，由需求单位向文件编写部门提出更改申请，经文件编写部门主管批准后由原编写部门安排修改。

   6.6.2 文件修改后审核批准权限按照 6.1的权限要求进行。

   6.6.3文件修改后重新发放时按照《文件发放/回收登记表》遵循以旧换新原则，由文件发放部门通知旧版文件持有部门，收回旧版本后方可发放新版本。所有旧版文件应予以销毁。