第四講﹑文員的基本素質與主要任務

1.文員的基本素質:

7.1.責任感

1.2.保密性(特殊文件)

1.3.專業性

1.4.技巧要領

1.5.待人禮貌,具備良好的職業道德

2.文員的主要任務﹑

8.1.文件的收發﹑登記﹑提辦﹑舉辦﹑催辦等﹑﹑﹑﹑

2.2.為上司查找﹑准備資料

2.3.會議﹑匯報﹑電話的記錄與整理

2.4.來信﹑來訪的處理

2.5.文書的編寫,打印和分發

2.6.文書材料的立卷﹑供應﹑調閱﹑保管和歸檔

2.7.主管交辦的其他工作

第五講﹑公文處理程序

收文:外部門或外單位送來文件

     簽收→登記→送閱→批辦→承辦→催辦→歸檔→銷檔

發文:由內部發出去的文件資料

簽收:在文件留底本背面簽字

登記內容:檔案編號﹑收文日期﹑收文順序號﹑來文單位﹑文件主題

批辦意見內容:跟進人員,承辦部門或個人

處理原則:方法﹑措施﹑完成期限

方式:對已辦完的文件在一定時期內,有价值的文件進行分類和歸檔﹑對無保存﹑參考價值的進

     行銷樣處理

發文程序:公文名稱大綱→擬稿→審稿→打印→校對→審核→復印→(傳閱,張貼,交案)歸檔

²        撥稿時必須按本公司文件格式書寫(和ISO9000相一致),書寫應注意文筆,語言和梂點的哂茅p人名﹑地名和數量應記錄清楚用詞規范

²        附文件格式:一﹑目的

               二﹑范圍

               三﹑權責

               四﹑內容

               五﹑參考資料

²        審稿內容;公文內容,文字使用,語言表達

²        歸檔的必須是正本文件